Online Personeelshandboek ontzorgt huisarts!


 

In een drukbezette huisartsenpraktijk brengt een online personeelshandboek rust en duidelijkheid,
zegt Daniëlle Aldershoff van DEA Management & Advies.  

Toen we tien jaar geleden de solopraktijk van onze voorganger overnamen stond het personeelsbeleid behoorlijk in de kinderschoenen. Functionerings- en beoordelingsgesprekken werden niet gevoerd, laat staan dat er een personeelshandboek aanwezig was. Wat alles ook nog eens compliceerde was dat er al gauw na de overname problemen bleken te zijn rond het functioneren van een van de assistentes. Wat begon met één huisarts en twee assistentes is inmiddels uitgegroeid tot een duopraktijk met twee huisartsen, drie assistentes, twee POH’s-somatiek, een POH-ggz en een interieurverzorgster. Het heeft ons de nodige tijd en moeite gekost om een degelijk personeelsbeleid op te stellen.

Bovenstaande anekdote beschrijft de situatie in een bestaande praktijk ergens in Zuid-Holland. Ze is exemplarisch voor de gang van zaken in veel meer huisartspraktijken. Huisartsen hebben het de afgelopen jaren fors drukker gekregen. Er wás al veel zorg uit de tweede lijn in hun spreekkamers beland – en dat is sinds de decentralisatie per 1 januari 2015 alleen maar meer geworden. Ouderen wonen langer thuis en de zorg die zij vroeger in het verpleeghuis kregen, komt nu voor rekening van de huisarts. Ook voeren huisartsen vaker zelf kleine ingrepen in de praktijk uit, in plaats van door te verwijzen naar het ziekenhuis.

Tel daarbij op de toenemende administratieve lasten. Huisartsenpraktijken –zelfstandig of in gezondheidscentra– zijn zo langzamerhand complete bedrijven die gemanaged moeten worden.

 

Tijdrovende ‘randzaken’

Een van de tijdrovende ‘randzaken’ is het personeelsbeleid. Huisartsen of praktijkmanagers moeten arbeidscontracten opstellen en beheren, functionerings- en beoordelingsgesprekken voeren en documenteren, verzuimbegeleiding bieden en de vakantieplanning regelen.

Een online personeelshandboek kan deze werkzaamheden een stuk gemakkelijker maken, zegt Daniëlle Aldershoff van DEA Management en Advies. “In de Zuid-Hollandse praktijk had zo’n handboek bijvoorbeeld enorm veel werk en energie gescheeld.” Aldershoff levert interim-management en HR-advies aan de zorgsector. Ze is redacteur van het Brancheboek Eerstelijnszorg en  samenwerkingspartner van Excellent HR, de uitgever van zo’n online personeelshandboek.
“Huisartsen willen vooral goede zorg verlenen en zo min mogelijk energie in HR-zaken steken. Ons handboek maakt dat mogelijk. Alle relevante informatie is er overzichtelijk gebundeld. De cao Huisartsenzorg, Hidha of Gezondheidszorg staat erin, maar ook informatie uit de arbeidswet- en regelgeving en alle andere noodzakelijke gegevens over personeelsbeleid.”

Wil een medewerker even snel weten hoe het ook alweer zit met bijzonder verlof of mantelzorg, dan heeft hij dat in een oogwenk digitaal opgezocht in het handboek en hoeft hij hier niet de arts voor lastig te vallen. “Dat is natuurlijk erg prettig, voor arts én patiënt. Huisartsen willen zo veel mogelijk patiënten zo goed mogelijk helpen, zo min mogelijk geld verspillen en hun medewerkers gemotiveerd houden.”

 

Op maat voor eigen praktijk

Het personeelshandboek is helemaal op maat te vullen voor de eigen praktijk. “Heb je in jouw praktijk de regel dat je bij ziekte altijd vóór acht uur belt naar assistente X, dan kun je dat er ook in opnemen. Ook de layout is op de huisstijl van de eigen praktijk aan te passen. Zo wordt het dus helemaal je eigen personeelshandboek.”

De informatie in het handboek is altijd actueel. “Abonnees ontvangen automatisch alle updates, via de mail en rechtstreeks in het handboek. Je weet dus zeker dat je arbeidsrechtelijk beschikt over de juiste informatie.” In de managersversie van het handboek kun je zelf de keuze maken of je de nieuwe informatie gaat doorvoeren en op welke manier.
Natuurlijk kunnen huisartspraktijken ook eigenhandig een personeelshandboek samenstellen. Alle informatie kunnen ze opzoeken bij bijvoorbeeld de Landelijke Huisartsen Vereniging – of er een HR-specialist voor inhuren. “Maar dat kost extra tijd en geld. En dan heb je geen online handboek dat automatisch actueel blijft én op maat te maken is voor jouw organisatie.”

Het online handboek kost een paar euro per medewerker per jaar. Het boek staat veilig opgeslagen in de cloud en is altijd overal online in te zien. “Ook op tablets en mobiele telefoons.”
Een personeelshandboek zorgt behalve voor extra tijd voor rust en duidelijkheid bij het personeel, zegt Aldershoff. “Als je als werkgever zorgt voor goede informatie, geeft dat mensen vertrouwen. En vertrouwen zorgt voor betrokken en gemotiveerde medewerkers.”

 

Demo?   personeelshandboek

Daniëlle Aldershoff komt het online handboek graag demonstreren. “Kiezen praktijken voor een abonnement, dan help ik desgewenst ook met de invulling en implementatie. Samen lopen we dan alle onderwerpen na. Staat er al iets in over verzuimbeleid? En waar is de gedragscode? Het leuke is: als je weer eens zo systematisch langs HR-thema’s gaat, zorg je direct voor een beter personeelsbeleid.”

 

Zie ook algemene informatie over Personeelshandboek.
Meer weten? Neem contact op.

Secured By miniOrange